《計算機應用基礎》課件第5章

項目5數據分析與處理

任務1制作物流技能大賽成績表

任務2編輯與修飾大賽成績表任務3編輯與修飾大賽成績表項目檢測【任務分析】為統計和查看學生物流技能大賽的成績狀況，需要用Excel2007制作“大學生物流技能大賽個人成績表”。這種表格使用Word也可以制作，但遇到需要計算的單元格時，只能依靠手工輸入公式完成計算，效率低下。任務1制作物流技能大賽成績表使用Excel進行涉及計算的相關操作，可以便捷地實現計算和填充的功能。現由校學生處負責將收集到的物流技能大賽個人成績制作成電子表格，并完成個人成績的總分、平均分等的計算，效果如圖5-1所示。圖5-1“大學生物流技能大賽成績表”效果圖【任務目標】

(1)熟練創建、保存Excel文件。

(2)能熟練地錄入幾種典型的數據。

(3)掌握自動填充功能。

(4)能靈活地修改數據。

(5)理解公式和函數的含義，能運用公式和函數完成計算。【任務實施】步驟1啟動Excel應用程序，選擇合適路徑保存文件

(1)單擊“開始”按鈕，打開“開始”菜單，選擇“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2007”命令，啟動Excel2007應用程序。

(2)系統自動創建一個空白工作簿“Book1”。Excel程序的窗口由標題欄、功能區、文檔窗口和狀態欄等部分組成，如圖5-2所示。圖5-2Excel2007的窗口組成(3)單擊“Office按鈕”上的“保存”命令，打開“另存為”對話框，如圖5-3所示。圖5-3打開“另存為”對話框

(4)在“保存位置”下拉列表框中，選擇文檔的保存位置“C:\DocumentsandSettings\Administrator\桌面\大學生物流技能大賽”文件夾。

(5)在“文件名”組合框中輸入文檔的名稱“大學生物流技能大賽成績表”。

(6)在“保存類型”下拉列表中，保持默認的“MicrosoftOfficeExcel工作簿”類型。

(7)單擊“保存”按鈕，標題欄上顯示。

步驟2在表格中錄入基本數據

(1)輸入表格標題。在Sheet1工作表中，選中A1單元格，輸入“大學生物流技能大賽個人成績表”，按Enter鍵確認，活動單元格移至A2單元格。

(2)輸入“編號”內容。輸入標題字段“編號”及“編號”數據。

(3)在B列中參照圖5-1輸入“姓名”列的內容。

(4)輸入“性別”內容。輸入標題字段“性別”及“性別”數據。

(5)參照圖5-1輸入“班級”列的數據。

(6)參照圖5-1輸入“制定儲配方案”、“設備租賃”、“入庫作業”、“出庫作業”和“競賽成果文件”列的成績數據。

(7)在J2和K2單元格中輸入標題字段“總分”和“平均分”。

步驟3利用公式與函數計算“總分”和“平均分”

1．使用公式算“總分”

(1)單擊J3單元格，在其中輸入計算公式“=E3+F3+G3+H3+I3”，如圖5-4所示，按Enter鍵確認，得到運算結果，如圖5-5所示。圖5-4手工輸入總分的計算公式圖5-5總分的計算結果

(2)選中J3單元格，利用填充柄填充J4～J21單元格，計算出所有人的“總分”，如圖5-6所示。圖5-6自動填充柄得到所有人的“總分”

2．使用函數計算“平均分”

(1)選中K3單元格，單擊功能區中的“公式”選項卡上的“自動求和”按鈕的下拉按鈕，在下拉列表中選擇“平均值”命令，如圖5-7所示，這時自動構造的公式如圖5-8所示。使用鼠標重新選取E3:I3區域作為函數AVERAGE的參數，如圖5-9所示，按Enter鍵確認，得到如圖5.10所示的計算結果。圖5-7使用“平均值”自動計算圖5-8自動構造的求平均值的公式圖5-9重新選取函數的參數圖5-10計算出的平均分(2)使用自動填充計算出所有人的平均分，如圖5-11所示圖5-11計算出所有人的平均分

步驟4初步格式化表格

(1)調整列寬和行高。列寬的調整方法如下：手動設置列寬。將鼠標指針移至列與列的交界處，當鼠標指針變成雙向箭頭“”時，按住鼠標左鍵拖曳，以實現列寬的左右調整。這里將“編號”列調窄一些。自動設置合適的列寬。將鼠標指針指向相鄰列標的交界處，當鼠標指針變成雙向箭頭“”時，雙擊鼠標左鍵，Excel將自動調整箭頭左側列的列寬到合適的寬度。技巧：行高和列寬的調整方法是一樣的，可以參照進行。

(2)設置“平均分”為2位小數。選中平均分所在的單元格區域K3:K21，單擊功能區中“開始”選項卡的“數字”組上的“增加小數位數”按鈕，將小數點的位數調整為統一的2位小數，如圖5-12所示。圖5-12統一小數位數為2位后的平均分

步驟5關閉文件單擊窗口右上角的“關閉”按鈕，彈出保存提示框，在其中選擇“是”按鈕保存修改后，關閉應用程序窗口。【要點解析】

1．新建工作簿

(1)啟動Excel2007時，系統會自動新建一個空白的工作簿。

(2)單擊“Office按鈕”，在下拉菜單中單擊“新建”命令，在打開的“新建工作簿”對話框中直接單擊“創建”按鈕，創建一個空白的工作簿，如圖5-13所示。圖5-13創建一個空白的工作簿

(3)使用Ctrl?+?N組合鍵，新建空白工作簿。

(4)打開“我的電腦”窗口的某個盤符或文件夾，選擇“文件”→“新建”→“MicrosoftOfficeExcel工作表”命令，新建一個待修改文件名的Excel工作表，這時輸入文件名，即可得到新建的空白工作簿。

2．保存、另存和自動保存文件

Excel中保存、另存和自動保存文件，與Word中的操作相同。不同軟件所創建的文件的名稱會不同，Word中叫文檔，Excel中叫工作簿，所以，我們看到的標題欄中的文字會不同，這里我們會看到“Book1-MicrosoftExcel”，保存后，“Book1”會改為命名的文件名。對工作簿進行了保存，即對工作簿中包含的所以工作表進行保存。

3．輸入數據操作

(1)在輸入數據時，每錄入一個數據，可按Enter鍵或鼠標單擊其他單元格來確認錄入。按Enter鍵時，活動單元格移動的方向默認是向下的，所以，如果按列的方向從上到下地輸入數據，每一個數據輸入完成后按Enter鍵來確認并移動到下一個單元格繼續輸入就很方便。如果需要按行的方向輸入數據，則最好使用Tab鍵來移動活動單元格，這時可以從左到右地輸入數據。

(2)錄入之前曾輸入過的文本時，只需要輸入前面部分內容，Excel會自動提示整個文本，如圖5-14所示，如果內容正好是需要輸入的數據，則直接按Enter鍵確認，可自動輸入全部文本數據。圖5-14自動提示可填充文本

4．幾種常用數據的錄入

1)文本文本錄入時，可根據需要選擇合適的輸入法來進行中、英文的錄入。若需要錄入特殊字符，可參照在Word中錄入特殊字符的方法。當輸入的字符比較長時，會出現以下情況：若右側單元格無內容，超出的部分會占用右側單元格顯示；若右側單元格有內容，超寬的內容部分會被隱藏。如果要在單元格內實現文字的換行，可按組合鍵Alt?+?Enter。

2)數字輸入數字時，Excel會根據輸入的一些細節自動判斷輸入的數字的類型，獲得不同的格式，如整數、日期、時間、分數、百分比和貨幣樣式等，我們可根據需要設置數字的格式。當前日期的錄入，可按組合鍵Ctrl?+?；。當前時間的錄入，可按組合鍵Ctrl?+?Shift?+?；。

如需輸入分數，則可以先輸入“0”，然后輸入一個空格，再輸入分數本身即可。例如要輸入1/3，則可輸入“0?1/3”，此時可以在編輯欄看到分數的計算結果。輸入類似電話號碼、身份證號碼之類長度超過11位的數字，但該數字又不需要進行運算時，為了與可以進行運算的數字區別開，在輸入時應先輸入一個英文狀態下的單引號“＇”，將它作為文本處理。

技巧：輸入數值數據時，如果寬度不夠，系統會自動將數據轉換為科學計數法表示，形如“7.87879E+16”，如果這些數值只是代表數值的文本字符，如身份證號碼、編碼等，就可以對單元格做文本處理。

3)貨幣輸入貨幣數據時，通常需要在數值前面加上貨幣的符號，一般不用手動輸入貨幣符號，而是在輸入數值后，使用功能區“開始”選項卡“數字”組上的“會計數字格式”按鈕，將其改為帶有貨幣符號且精確到2位小數的貨幣樣式。

也可以選中要設置成貨幣格式的單元格區域，使用功能區“開始”選項卡“數字”組中的“數字”對話框啟動器，在彈出的“設置單元格格式”對話框中，選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“貨幣”或“會計專用”，并在右側設置合適的小數位數、貨幣符號(國家/地區)和負數的顯示格式，如圖5-15所示。圖5-15選擇貨幣格式

4)日期輸入日期數據時，一般使用的是“年-月-日”的格式，狀如“2011-12-27”，我們可以輸入“2011-12-27”或“2011/12/27”，確認后都會自動變成默認的格式“2011-12-27”。如需修改日期的格式，可以在選中單元格區域后，使用功能區“開始”選項卡“數字”組中的“數字”對話框啟動器，在彈出的“設置單元格格式”對話框中，選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“日期”，并在右側“類型”列表中選擇合適的顯示類型，如圖5-16所示。圖5-16選擇日期的顯示類型

5)時間輸入時間數據，一般使用的是“小時:分鐘:秒”格式，形如“11:25:00”。如果我們使用鍵盤輸入“11:25:00”，需修改其他格式，可以選中單元格區域后，使用功能區“開始”選項卡“數字”組中的“數字”對話框啟動器，在彈出的“設置單元格格式”對話框中，選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“時間”，并在右側“類型”列表中選擇合適的顯示類型，如圖5-17所示。圖5-17選擇時間的顯示類型

6)特殊數據對于如郵政編碼、中文大寫或小寫的數字，可以先在單元格中輸入數據，再使用功能區“開始”選項卡“數字”組中的“數字”對話框啟動器，在彈出的“設置單元格格式”對話框中，選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“特殊”，并在右側“類型”列表中選擇合適的顯示類型，如圖5-18所示。圖5-18選擇特殊數字的顯示類型

5．修改單元格中的數據修改單元格中的數據，分為全部修改和部分修改兩種常見操作。

(1)全部修改。單擊需要修改的單元格使其成為活動單元格，這時直接輸入數據，新的數據會覆蓋原先的內容，實現全部修改；也可以選定要修改的單元格，在編輯欄中重新輸入新的數據，利用Enter鍵或單擊編輯欄上修改數據時，用出現的按鈕中的按鈕確認修改或按鈕取消修改。

(2)部分修改。雙擊需要修改的單元格，將光標定位在單元格的數據中，這時可以修改其中的部分內容；也可以選定要修改的單元格，在編輯欄中修改部分內容，利用Enter鍵或編輯欄上的按鈕確認修改或按鈕取消修改。

6．“清除”命令圖5-19選擇“清除”命令在Excel若需要刪除單元格中的數據內容，可以使用鍵盤上的Delete鍵，但其格式還會保留，有時候會影響該單元格以后輸入的內容，所以需要使用清除格式的操作將殘留的格式清除掉。選擇功能區“開始”選項卡上“編輯”組“清除”命令，我們可以實現4種內容的刪除，如圖5-19所示。圖5-19選擇“清除”命令

全部清除：清除單元格的所有內容，包含內容、格式和批注等。清除格式：只清除數據的格式，如數字格式、字體、對齊、邊框和底紋等，成為Excel的默認格式。清除內容：刪除數據文本的內容，相等于使用鍵盤上的Delete鍵。清除批注：清除手動添加的批注及內容。

7．區域的選定

1)數據區域的選定

(1)使用鼠標選定。在開始的單元格按下鼠標左鍵，拖曳到區域結束的單元格時松開。要同時選中多個不連續的區域，則按住Ctrl鍵，再用鼠標進行選擇。如果這個區域不是想選擇的部分，可以單擊任意單元格取消選擇，再重新選擇準確的區域。

(2)使用鍵盤選定。首先選擇開始的單元格，按住Shift鍵，再使用鍵盤上的方向鍵→向右選擇連續的列，使用↓鍵向下連續選擇連續的行。如果選擇多了，則使用←鍵和↑鍵恢復到合適的單元格處。

2)行、列的選定

(1)選定一行。將鼠標指針移到行號處，當指針變成“”形狀時，單擊鼠標選中指向的行，效果如圖5-20所示。圖5-20選中整行

(2)選定連續多行。選中多行時在起始的行號處單擊鼠標，拖曳鼠標至結束行，釋放鼠標，效果如圖5-21所示，我們可以看到提示“4R”，表示選中了4行(Row)。圖5-21選中連續的多行

(3)選定不連續的多行。選定不連續的多行時，先按住Ctrl鍵同時用鼠標在待選行的行號處分別單擊，效果如圖5-22所示。選定列：整列的選擇與行的選擇類似，只是需要在列標處操作。圖5-22選中不連續的多行

3)工作表的選定用鼠標單擊行號和列標的交叉處，選定整張工作表，如圖5-23所示。圖5-23選中整張工作表

8．使用函數函數一般是由函數名、括號和參數組成的，格式為“函數名(參數)”。函數名一般是英文單詞或縮寫，參數即參加該函數運算的單元格、區域、數值或表達式，所以參數一般是單元格名稱、區域名稱、具體的數值或運算符號，若是不連續的區域，用英文狀態下的“，”分隔開多個區域的名稱。

(1)單擊功能區“公式”選項卡“函數”組上的按鈕的下拉按鈕，可調用5種最常用的函數，如圖5-24所示。圖5-24按鈕中5種最常用的函數

(2)單擊功能區“公式”選項卡“函數”組上的“插入函數”按鈕，打開如圖5-25所示的“插入函數”對話框。Excel內置了幾類比較常用的函數，需要時可以調用它們來實現運算。圖5-25“插入函數”對話框

9．使用公式我們經常構造公式來完成計算，在編輯欄中，我們會看到單元格的公式，如圖5-26所示，J3單元格的數據是由公式“=E3+F3+G3+H3+I3”獲得的，也就是E3+F3+G3+H3+I3的結果賦給了J3單元格。圖5-26查看單元格的公式

在Excel中，通常情況下，當用鼠標雙擊一個由公式計算得到的結果單元格時，參與計算的單元格區域會有不同的顏色框示，我們可以通過顏色對應的單元格來觀察和確認公式是否正確。如圖5-27所示，我們可以看到單元格E3、F3、G3、H3、I3分別是用藍色、深綠色、紫色、棕色和淺綠色顯示的。圖5-27編輯單元格公式時突出顯示來源單元格區域

如果需要修改公式，可以雙擊單元格，使該單元格處于編輯狀態，再進行修改，如圖5-28所示；或者選中單元格后，在編輯欄中修改公式。圖5-28編輯單元格的公式

計算總分時，我們可以手動輸入計算公式“=E3+F3+G3+H3+I3”，也可以單擊功能區“公式”選項卡上的“自動求和”按鈕，在該單元格中自動出現公式，如圖5-29所示，按Enter鍵確認，得到運算結果。圖5-29使用“自動求和”命令自動構造的公式

在Excel中，使用“自動求和”等命令，實際是調用了求和(SUM)等函數。Excel會自動識別結果單元格左側或上方的連續數字單元格區域，將它們作為參數，類似于在Word中使用函數時的ABOVE和LEFT。如圖5-29中自動將E3:I3作為要進行SUM運算的區域。如果這個區域正好是預備參加運算的區域，則可確定公式，否則，需要重新選擇正確的區域。

10．設置行高列寬在表格中，如果行高不合適，會使表格顯得局促或寬松；列寬不合適，可能會使部分數據顯示不出來；如果遇到數字太長，則會出現“###”。這些情況都需要通過調整行高或列寬來改變。

(1)手動調整。通過拖曳行號或列標處行或列的分隔線來實現行高和列寬的調整，也可通過雙擊相鄰行或列的分隔線獲得系統默認的最佳列寬。如果要一次性地將多行或多列設置成相同的行高或列寬，可以先選中要調整的多行或多列，再拖曳其中某一行或某一列的行線或列線，則選中的行或列調整成了相同的行高或列寬。

(2)使用菜單命令調整。如果需要精確設置行高，先選中要設置的行，然后選擇功能區“開始”選項卡“單元格”組中的“格式”按鈕，在其下拉列表中單擊“行高”命令，如圖5-30所示，彈出“行高”對話框，其中設置行高的值。列寬的設置與行高的設置類似。圖5-30設置行高的命令選項

11．設置字體格式在Excel中，字體的格式設置與在Word中設置字體格式類似，可以使用功能區“開始”選項卡“字體”組上的按鈕。也可以選擇“字體”組上的“設置單元格格式”對話框啟動器，彈出“設置單元格格式”對話框，切換到“字體”選項卡中進行設置，如圖5-31所示。圖5-31設置單元格字體格式【知識拓展】

1．Excel中的幾個概念

(1)工作簿。在Excel中，用來儲存并處理工作數據的文件叫做工作簿。默認的工作簿名為Book1，其文件擴展名為.xlsx。每一個工作簿可以包含許多不同的工作表，一個工作簿中最多可建立255張工作表。

(2)工作表。工作表是Excel存儲和處理數據的最重要的部分，其中包含排列成行和列的單元格。工作表是工作簿的一部分，也稱電子表格。使用工作表可以對數據進行組織和分析。新建的工作簿中默認包含3張工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3，可以根據需要添加或刪除工作表。活動工作表指當前正在操作的，標簽是白底黑字的工作表。默認情況下，活動工作表為Sheet1。通過單擊工作簿窗口底部的工作表標簽，可以從一張工作表或圖表切換到另一張工作表或圖表。此外，還可以用不同顏色來標記工作表標簽，以使其更容易識別。

(3)列和行。列用大寫英文字母A、B、C、…、Z、AA、AB、…、IV來表示列標。行用阿拉伯數字1、2、…、1048576來表示行號。Excel2007版的工作表包含1048576行，16384列。

(4)單元格。行和列的交叉部分形成單元格，它是工作表的最小單位，輸入的任何數據都保存在這些單元格中，其中數據可以是字符串、數字、公式、圖形和聲音等。一個單元格最多可容納32000個字符。單元格根據其所處的列標和行號命名，列在前、行在后，如A1、H25。活動單元格指當前正在操作的、被黑線框住的單元格，其名稱會出現在名稱框中。

(5)區域。由一個或多個連續的單元格組成的矩形稱之為區域，如圖5-32所示。區域的表示方式為“起始單元格的名稱：結束單元格的名稱”，圖5-32中的區域為A3：H7。

Excel工作表中最小的區域是一個單元格，最大的區域是整張工作表。圖5-32A3：H7的區域

2．界面的特點

Excel的窗口組成與Office的其他軟件有一些相同的部分，如標題欄、功能區、滾動條和狀態欄等。由于每個軟件有不同的功能，因此我們會看到各自的窗口的主要工作環境有少許不同，其窗口的布局中會出現一些完成這些功能的按鈕或選項卡。

Excel是針對電子表格中的數據做處理的，其選項卡中有一個專門用于數據處理的“數據”選項卡，在其中可以進行如排序、篩選、分類匯總和創建數據透視表等多種常用的數據操作；“編輯欄”用于單元格內容的顯示，其左側的名稱框用于顯示活動單元格或區域的名稱；“公式”選項卡中有專用于自動求和的按鈕；“插入”選項卡中有使用圖表向導的按鈕；“開始”選項卡中“數字”組有用于設置貨幣樣式、設置千位分隔符和增強小數位數的按鈕。

3．自動填充如果需要在多個單元格中輸入相同的數據或運算規律相同的公式時，可利用填充柄或組合鍵快速實現連續單元格的填充。

(1)填充柄。選中單元格區域作為填充的依據后，將鼠標指針移至選中區域的右下角，會變成“+”形狀，這就是填充柄，按住左鍵拖曳填充柄，可以實現將該數據往鼠標拖曳方向的填充。

填充時，填充柄處會出現“自動填充選項”，在其中可以選擇填充的方式是“復制單元格”、“僅填充格式”還是“不帶格式填充”。Excel默認的是“復制單元格”，這時如果填充的數據是文本、數字，則實現原樣復制粘貼；如果是公式，則根據填充方向，修改公式進行復制粘貼。

(2)“填充”命令。選擇“開始”選項卡上“編輯”組中的“填充”命令，可以實現多種方式的自動填充。向下填充：將區域中最左上角單元格的內容復制填充到選中的區域。如圖5-33中，我們在A3單元格中先填好數字“001”，然后選中需要填充的區域A3：A21，選擇功能區中“開始”選項卡上“編輯”組中的“填充”→“向下”命令，則在區域A3：A21的所有單元格中均填入數字“001”。圖5-33向下填充相同數據

向左、上、右填充：當需要參照填充的內容在選中的區域的最右側單元格、最下方單元格、最左側單元格時，對區域中其他單元格的填充，可以分別選擇“向左”、“向上”、或“向右”命令實現。

序列填充：當需要填充的數據不是復制，而是以有規律的變化的序列來填充區域時，可以使用“系列”命令來實現。如圖5-34中，在A3單元格中輸入序列起始數字“001”，然后選中需要填充的區域A3：A21，選擇功能區中“開始”選項卡上“編輯”組中的“填充”→“系列”命令，彈出“序列”對話框。在“序列產生在”選項組中選擇“列”單選按鈕，在“類型”選項組中選擇“等差序列”，設置步長值為“1”，如圖5-35所示，單擊“確定”命令，產生序列。這種序列填充最適合等比序列填充和填充區域較大而設置好終止值的填充。圖5-34以序列填充數據圖5-35“序列”對話框

(3)組合鍵。選中需要填充相同內容的單元格區域，輸入數據后按組合鍵Ctrl?+?Enter，在選中的區域中將出現完全相同的內容。

4．公式的結構公式是對工作表中的數值進行計算的等式。公式要以等號(=)開始。可以用于返回信息、操作單元格內容以及測試條件等。公式始終以等號(=)開頭，后面跟一個表達式；表達式是常量、引用、函數和運算符的組合，其計算結果為單個值。

(1)函數。函數是一些預定義的公式，可用于執行簡單或復雜的計算，通過使用一些稱為參數的特定數值來按特定的順序或結構執行計算。例如，ROUND函數可將單元格中的數字四舍五入。在鍵入函數時，會出現一個帶有語法和參數的工具提示。例如，鍵入“=ROUND”時，出現的工具提示。工具提示只有在使用內置函數時出現。

如果創建函數的公式，“插入函數”對話框將有助于輸入工作表函數，如圖5.36所示。選擇好要插入的函數，會彈出“函數參數”對話框，其中顯示函數的名稱、各個參數、函數功能和參數說明以及函數的當前結果和整個公式的當前結果。圖5-36“插入函數”對話框

(2)運算符。使用運算符對公式中的元素可以進行特定類型的運算。MicrosoftExcel包含4種類型的運算符：算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。算術運算符：用于完成基本的數學運算(如加法、減法和乘法)、連接數字和產生數字結果等。比較運算符：如=、>、<、>=、<=、<>。當用運算符比較兩個值時，結果是一個邏輯值，不是TRUE就是FALSE。

文本連接運算符：使用符號“&”加入或連接一個或多個文本字符串以產生一串文本。引用運算符：如冒號、逗號、空格，使用引用運算符可以完成單元格區域的合并計算。

(3)常量。常量是不用計算的值，例如日期“2007-12-9”、數字“550”以及文本“年收入”。表達式或由表達式產生的結果不是常量。如果在公式中使用常量而不是引用單元格(例如，=55+83+201)，則只有更改公式時其結果才會更改。提示：在輸入公式時必須注意，其中所有出現的英文字母、加、減、乘、除等符號都必須是半角符號，不能用全角符號，否則會出錯。算術運算符中的乘號要用“*”，除號要用“/”，乘方要用“^”。

5．數字格式在Excel中，輸入的數據自動獲得默認的數字格式，可根據實際需要修改格式，一般可利用功能區“開始”選項卡“數字”組中的相應按鈕，或選擇“數字”組中“設置單元格格式”對話框啟動器，彈出“設置單元格格式”對話框，切換到“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇需要的類型，進行具體的設置，如圖5-37所示。默認的是常規數字格式。圖5-37“設置單元格格式”對話框的“數字”選項卡

如果要使用列表中未列出的數字格式，可選擇“自定義”類型，以現有格式為基礎，生成自定義的數字格式，如圖5-38所示。圖5-38自定義單元格的數字格式【任務總結】本任務中，通過制作“大學生物流技能大賽個人成績表”，學習了Excel文檔的創建和保存，掌握了數據的錄入方法、使用公式和函數進行計算等操作，理解了公式和函數的含義。并在此基礎上，能通過對表格行高和列寬的調整、數據格式的設置等操作，對表格進行簡要的格式設置，為進一步使用這些數據來完成更加多樣的計算及其他處理打下了良好的基礎。【實踐訓練】制作“學生成績表”，效果如圖5-39所示。圖5-39“學生成績表”效果圖

1．創建“學生成績表”工作簿。新建Excel工作簿，并以“學生成績表”為名保存在“C:\DocumentsandSettings\Administrator\桌面\學生成績表”文件夾中。

2．輸入“學生成績表”的數據。

(1)在Sheet1工作表的A1單元格，錄入標題“學生成績表”。

(2)在A2:G2中，分別輸入列標題：“字號”、“姓名”、“數學”、“語文”、“英語”、“總分”、“名次”。

(3)在A3:A13中，輸入“學號”列的內容。

(4)在B3:B13中，輸入“姓名”列的內容。

(5)在C3:E13區域中輸入各項成績的情況。

3．計算各人的總分和名次

(1)在F列中，使用“自動求和”命令，計算所有學生的總分。

(2)在G列中，利用計數函數計算每個學生的名次。

4．設置簡單格式

(1)利用“合并及居中”按鈕，將表標題所在的A1:G1區域合并為一個單元格。

(2)將表標題字體設置為黑體、24磅、加粗、紅色；列標題區域A2:G2內的字體加粗；其余區域的字體為默認設置。

(3)同時設置第2行至第13行的行高為20磅。【任務分析】在任務1中所制作的“大學生物流技能大賽成績表”，僅簡單地對總分和平均分進行了計算，整個表格的美觀度和實用度還不夠，也不符合打印要求。

任務2編輯與修飾大賽成績表

本任務中繼續對該表進行美化修飾，完成工作表命名、增刪行和列、利用更多的函數來處理數據、根據打印需要進行頁面設置、美化表格和打印表格等操作，最終得到可供打印的美觀表格，效果如圖5-40所示。圖5-40“大學生物流技能大賽成績表”效果圖【任務目標】

(1)掌握工作表和區域重命名的方法。

(2)掌握增刪行、列和單元格，移動行和列的技能。

(3)熟練使用函數完成計算。

(4)了解打印預覽及打印相關的設置和操作。

(5)掌握邊框、底紋和字體設置等美化表格的操作。【任務實施】步驟1重命名工作表

(1)打開“C:\DocumentsandSettings\Administrator\桌面\大學生物流技能大賽”文件夾中的“大學生物流技能大賽成績表.xlsx”文件。

(2)將Sheet1工作表重命名。雙擊Sheet1工作表標簽，呈現黑色選中狀態，輸入新的名稱“初始表”，按Enter鍵確認。

步驟2增加和刪除數據利用Excel進行數據統計時，經常需要添加一些記錄(行)或刪除某些列的數據，這就需要對表格進行行、列的增加或刪除操作。

1．在第13行增加“周洪波”的數據行

(1)選中第13行的任意單元格，選擇“開始”→“插入”→“插入工作表行”命令，如圖5-41所示，即會在當前行的上方增加一個空行。圖5-41插入行

(2)從B15單元格開始，在連續的區域B15：I15中輸入周洪波的數據“周洪波、男、物流2班、91、88、94、88、92”。

2．刪除“王強”的數據行選中“王強”的數據所在行，用鼠標右鍵單擊選中行號，從快捷菜單中選擇“刪除”命令，如圖5-42所示，將該行刪除。圖5-42刪除行

3．在“平均分”列左側添加“獎勵等次”列

(1)選中“平均分”列，用鼠標右鍵單擊選中的列，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，如圖5-43所示，在“平均分”列之前插入了一個空列。

(2)在新插入的空列的列標題單元格K2中輸入“獎勵等次”。圖5-43在選中的K列前插入一列

步驟3調整列的位置將“平均分”列的數據移至“競賽成果文件”列的右側。

(1)選中“總分”列，選擇“開始”→“插入”→“插入工作表列”命令，插入一個空列。

(2)選中需要移動的單元格區域M2:M21，單擊“開始”選項卡“剪切板”組上的“剪切”按鈕，剪切選中區域的內容。

(3)選中目標區域的起始單元格J2，按組合鍵Ctrl?+?V粘貼內容，則實現了這個區域的移動，如圖5-44所示。圖5-44粘貼完成的效果

步驟4計算數據這里需要統計最高平均分、最低平均分以及參賽人數。

(1)重新填充“編號”、“平均分”和“總分”列。分別在“編號”、“平均分”和“總分”列中使用自動填充公式，將A3:A21、J3:J21、K3:K21的數據重新填充一遍。

(2)分別在I22、I23、D22單元格中輸入“最高”、“最低”和“參賽人數”。

(3)計算平均分的“最高”值。選中顯示最高平均分的單元格J22，單擊“公式”選項卡上按鈕的下拉按鈕，從下拉列表中選擇“最大值”命令，得到自動構造的公式如圖5-45所示，這時已經得到準確的參數區域，按Enter鍵確認，得到計算結果。圖5-45自動構造的求最大值的公式

(4)計算平均分的“最低”值。選中顯示最低平均分的單元格J23，單擊“公式”選項卡上按鈕的下拉按鈕，從下拉列表中選擇“最小值”命令，得到自動構造的公式如圖5-46所示，默認選取的參數區域并不是我們需要的，使用鼠標拖曳重新選擇準確的參數區域J3:J21，如圖5-47所示，按Enter鍵確認，得到計算結果。圖5-46自動構造的求最小值的公式圖5-47重新選擇參數區域

(5)計算總分的“最高”值和“最低”值。總分的“最高”值和“最低”值的操作和計算方法與平均分的相同。

(6)計算“參賽人數”。選中顯示參數人數的單元格E22，單擊“公式”選項卡上按鈕的下拉按鈕，從下拉列表中選擇“計數”命令，自動構造的公式如圖5-48所示，這時已經得到準確的參數區域，按Enter鍵確認，得到計算結果。圖5-48自動構造的計數公式

步驟5設置和預覽頁面

1．設置頁面

(1)選擇“頁面布局”→“頁面設置”組上的對話框啟動器，彈出如圖5-49所示“頁面設置”對話框，默認紙張大小為“A4”，方向為“縱向”。圖5-49“頁面設置”對話框中的“頁面”選項卡

(2)切換到“頁眉/頁腳”選項卡，如圖5-50所示，單擊“自定義頁腳”按鈕，在彈出的“頁腳”對話框的“中”文本框中輸入“競賽組委員會制作”，如圖5-51所示。圖5-50“頁眉頁腳”選項卡圖5-51“頁腳”選項卡

(3)單擊“確定”按鈕，返回“頁面設置”對話框，再次單擊“確定”按鈕，返回工作表，可以看到工作表中的I列右側出現了頁面的自動分頁符，如圖5-52所示。圖5-52頁面設置好后的工作表預覽頁面

2．預覽頁面

(1)選擇“Office按鈕”→“打印”→“打印預覽”，顯示工作表第一頁的打印效果，如圖5-53所示。圖5-53預覽工作表(2)單擊“下一頁”按鈕，查看下一頁的打印效果，如圖5-54所示。

圖5-54下一頁的打印效果

(3)單擊預覽中的頁面，可以縮放顯示頁面內容，放大后的效果如圖5-55所示。

(4)單擊“關閉”按鈕，關閉預覽，回到編輯視圖。圖5-55放大顯示的打印效果

3．改變紙張方向選擇“頁面布局”→“頁面設置”組上的對話框啟動器，在彈出的“頁面設置”對話框中，重新設置紙張方向為“橫向”，如圖5-56所示。再使用“打印預覽”重新預覽打印效果，如圖5-57所示。完成后關閉“預覽”視圖。圖5-56選擇“橫向”紙張方向圖5-57重新預覽的打印效果

步驟6修飾表格從上面的預覽可見，在默認情況下，Excel表格是沒有邊框的，通常需要用戶自己設置邊框。此外，如果要打印報表，還需要對字體、對齊、行高、列寬和底紋等進行設置。

1．設置表格標題格式

(1)設置字體。選中表格標題單元格A1，利用功能區“開始”選項卡“字體”組上的按鈕設置其字體為楷體、20磅、深藍色，如圖5-58所示。圖5-58設置字體

(2)合并及居中。選中表格標題所跨越的區域A1:L1，單擊“對齊方式”組上的“合并后居中”按鈕，將選定的單元格區域合并成一個單元格，且文字居中對齊，效果如圖5-59所示。圖5-59合并后居中的表格標題單元格

2．設置邊框

(1)選中單元格區域A2:L21，單擊“字體”組中“邊框”按鈕的下拉按鈕，從打開的面板中選擇“所有框線”，如圖5-60所示。圖5-60為區域設置“所有框線”

(2)在保持區域選定的情況下，從面板中選擇“粗匣框線”，將該區域的外框設為粗線條，如圖5-61所示。圖5-61添加“粗匣框線”

(3)選中單元格區域A2:L2，單擊“字體”組中“邊框”按鈕的下拉按鈕，從打開的面板中選擇“雙底框線”，將該區域的下框設為雙實線，如圖5-62所示。圖5-62選擇“雙底框線”

3．設置區域A2:L21的字體格式

(1)設置列標題字段的字體。選擇列標題所在的區域A2:L2，利用功能區“開始”選項卡“字體”組上的按鈕，設置字體為宋體、12磅、加粗、居中對齊，字體顏色為深綠。

(2)設置A3:L21的字體。選中區域A3:L21，設置為居中對齊，其余采用默認設置。

4．設置“總分”列的格式選中“總分”單元格區域K3:K21，單擊“字體”組上“填充顏色”按鈕的下拉按鈕，從打開的面板中選擇“淺綠”，如圖5-63所示。圖5-63選擇填充顏色為“淺綠”

5．調整行高和列寬

(1)調整第1行的行高為68個像素，第2行的行高為32個像素。調整第一行時，將鼠標指針指向第1行、第2行交界處，按住鼠標左鍵向下拖曳，隨著鼠標指針的移動會出現的高度標示，拖曳鼠標到如圖5-64所示的高度為“51”即“68像素”時，松開鼠標，設置好表格標題行的行高。調整第2行的方法與調整第1行相同。圖5-64鼠標拖曳設置標題行的行高

(2)調整第3行～第21行的行高為比較合適的行高。選中第3行～第21行，將鼠標指針指向其中任意兩行的交界處，按住鼠標左鍵雙擊，得到比較合適的行高，如圖5-65所示。圖5-65設置第3行～第21行比較合適的行高

(3)調整第22行～第24行的行高。選中第22行～第24行，在其中任意兩行的交界處拖曳鼠標，調整其中的任意行的行高至適當位置，釋放鼠標，則這三行都設置成了這個行高，如圖5-66所示。圖5-66同時設置第22行～第24行為相同的行高

(4)調整表格的列寬為比較合適的列寬。選中表格的所有列，將鼠標指針指向其中任意兩列的交界處按住鼠標左鍵雙擊，得到比較合適的列寬，如圖5-67所示。圖5-67設置比較合適的列寬

6．設置“最高平均分”、“最低平均分”和“參賽人數”的格式

(1)設置“參賽人數”格式。選擇區域D22:D23，使用功能區“開始”選項卡“對齊方式”組上的對話框快速啟動器，彈出“設置單元格格式”對話框，切換到“對齊”選項卡，在“文本對齊方式”選項組中設置“水平對齊”為居中；在“文本控制”選項組中，選中“自動換行”和“合并單元格”復選框，如圖5-68所示。圖5-68單元格對齊的設置

(2)選擇區域E22:E23，單擊功能區“開始”選項卡“對齊方式”組中的“合并后居中”按鈕，使E22:E23區域單元格合并居中。

(3)按住Ctrl鍵，選中區域D22:E23和I22:J23，設置字體為“楷體_GB2312”、16磅、傾斜。

步驟7打印表格

(1)單擊Office按鈕，在打開的面板上選擇“打印”→“打印預覽”，查看即將打印的表格效果，如圖5-69所示。圖5-69打印預覽

(2)由圖5-69可見表格右側距離頁邊距還有些距離，此時拖曳頂上的標識列寬的點，會看到正在調整的列的兩側出現了虛線，以標識其調整后的效果。這里，細微調整列寬，將頁面占滿，如圖5-70所示。圖5-70細微調整列寬后滿頁的效果

(3)關閉預覽視圖，返回編輯視圖，單擊Office按鈕，在打開的面板上選擇“打印”→“打印”，打印1份表格。步驟8關閉文件保存已修改的文件，關閉工作簿。【要點解析】

1．重命名工作表默認情況下，工作表的名稱為Sheet1、Sheet2……這樣的名稱在使用時不能滿足用戶的需要。為了方便識別各工作表，通常可以將工作表重命名。

先選中需要重命名的工作表，執行下列方法之一，可以重新命名工作表：

(1)雙擊激活工作表標簽，此時工作表標簽變為黑底白字顯示，輸入新工作表名稱，按Enter鍵確認。

(2)用鼠標右鍵單擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，輸入新工作表名稱，按Enter鍵確認。

2．插入或刪除行、列、單元格

(1)插入或刪除行或列。插入行(列)：選中要插入行(列)所在位置的任意單元格或行標(列號)，選擇功能區“開始”選項卡“單元格”組上的“插入”按鈕下拉列表中的“插入工作表行(列)”命令；也可以選中要插入行(列)所在位置的任意單元格，鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“插入…”命令，彈出如圖5-71所示的“插入”對話框，選擇“整行(列)”選項；還可以選中要插入行(列)的行標(列號)，鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令。

刪除行(列)：選中要插入行(列)所在位置的任意單元格或行標(列號)，選擇功能區“開始”選項卡“單元格”組上的“刪除”按鈕下拉列表中的“刪除工作表行(列)”命令；也可以選中要刪除行(列)所在位置的任意單元格，鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除…”命令，彈出的如圖5-72所示的“刪除”對話框，選擇“整行(列)”選項；還可以選中要插入行(列)的行標(列號)，鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。圖5-71“插入”對話框

圖5-72“刪除”對話框

技巧：插入的新行，總是在選中行的上方；插入的新列，總是在選中列的左側。如果要插入多行(列)，則單擊選定需要插入的新行(列)下方(右側)相鄰的若干行(列)，但要注意，要選定的行(列)與待插入的空行(列)數目相同。

(2)插入或刪除單元格或單元格區域。使用功能區操作如下：選中要在其左側(上方)插入新單元格的單元格或單元格區域，選擇功能區“開始”選項卡“單元格”組上的“插入”按鈕下拉列表中的“插入單元格…”命令，彈出“插入”對話框，選擇“活動單元格右移(下移)”選項，則原來該位置的單元格或單元格區域內的內容自動右移(下移)。

使用快捷菜單操作如下：選中要在其左側(上方)插入新單元格的單元格或單元格區域，鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，選擇適當的選項實現。刪除單元格或單元格區域與插入單元格或單元格區域的操作類似。技巧：在Excel中刪除與清除是不同的兩個概念。刪除是以整個單元格為對象，如果對某個單元格執行了刪除操作，那么該單元格將從工作表中刪除，而其周圍的單元格將自動填充被刪除的單元格，即刪除單元格將影響工作表中其他單元格的布局；清除單元格只能刪除該單元格中的內容或屬性，如數據、數據格式，而單元格本身不會被刪除，所以不會影響工作表中其他單元格的布局。在刪除操作中，不能僅使用鍵盤上的Delete或Backspace鍵，因為這兩個鍵只是清除了在單元格中的數據內容且保留了單元格的格式等屬性，其所占的位置并沒有被刪除。

3．移動行、列或單元格在Excel中，要移動行、列或單元格，必須先在目標位置留出相同數目的空行、空列、空的單元格或單元格區域，然后使用鼠標直接拖曳或用“剪切”(Ctrl+X)與“粘貼”(Ctrl+V)的方法，將內容移動過去。完成后原數據區域若出現了空行、空列或空的單元格區域，則需要將它們刪除。

技巧：如果沒有預先在目標位置留出空行、空列、空的單元格或單元格區域，則被移動的行、列、單元格或單元格區域將覆蓋目標單元格的內容。4．合并單元格和跨列居中

1)合并單元格合并單元格：選中需要合并的區域，選擇功能區“開始”選項卡“對齊方式”組中的對話框啟動器，彈出“設置單元格格式”對話框，如圖5-73所示，選擇“合并單元格”復選框，單擊“確定”按鈕。如果合并的區域中多個單元格中都有數據，即選定的區域包含多重數據，則會出現如圖5-74所示的提示框，單擊“確定”則會將單元格合并，并只保留區域中最左上角的數據。圖5-73合并單元格的設置圖5-74合并包含多重數據值的區域時的提示框

合并后居中：選定需要合并的單元格區域，選擇功能區“開始”選項卡“對齊方式”組上的“合并后居中”按鈕，則選中的單元格區域合并為一個單元格，且合并后單元格內文字水平、垂直都居中。

2)跨列居中如果只是想讓一個區域中的數據在這行中處于多列范圍的正中，而不想合并單元格，可以先選中需要的多列，選擇功能區“開始”選項卡“對齊方式”組上的對話框啟動器，彈出“設置單元格格式”對話框，如圖5-75所示，在“文本對齊方式”選項組中選擇“水平對齊”下拉列表中的“跨列居中”選項，單擊“確定”按鈕。圖5-75選擇“跨列居中”

5．設置邊框在默認情況下，工作表中的單元格是沒有邊框的。在界面上顯示出來的框是虛框，打印時是不顯示的，它的作用只是為了區別行、列和單元格。實際應用中，表格一般都會打印，那就需要用戶手動加上邊框。

先選中需要邊框的區域，再選擇功能區“開始”選項卡“對齊方式”組上的對話框啟動器，彈出“設置單元格格式”對話框，切換到“邊框”選項卡，如圖5-76所示，選擇適合的線條，單擊“預置”中的“外邊框”或“內部”按鈕，或“邊框”中的對應位置的按鈕，單擊“確定”按鈕。也可以先選中需要邊框的區域，再選擇功能區“開始”選項卡“字體”組上的“邊框”按鈕的下拉列表，在打開的面板中選擇需要的邊框線。圖5-76設置單元格的邊框

6．工作表的添加和刪除

(1)添加工作表。選擇功能區“開始”選項卡“單元格”組上的“插入”按鈕下拉列表，選擇“插入工作表”命令，在當前工作表的前面添加一張新的工作表。用鼠標右擊工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇“插入…”命令，彈出如圖5-77所示的對話框，在“常用”選項卡中選擇“工作表”，單擊“確定”按鈕，則在當前選中的工作表前面添加了一張新工作表。圖5-77“插入”工作表對話框

技巧：如果要同時添加多個工作表，則要選定與待添加的工作表數目相同的工作表標簽。

(2)刪除工作表。選中將要刪除的工作表，選擇功能區“開始”選項卡“單元格”組上的“刪除”按鈕下拉列表，選擇“刪除工作表”命令，當前工作表被刪除。也可以用鼠標右擊工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，當前工作表被刪除。

【知識拓展】

1．命名單元格區域在Excel中，單元格區域的默認名稱是“起始(區域左上角)單元格的名稱：結尾(區域右下角)單元格的名稱”，有時為了操作更方便，我們可以為選定的區域定義一個便于操作的名稱，以后針對該區域的操作都可以通過指定名稱引用。圖5-78“新建名稱”對話框

(1)使用名稱框快速命名。選中要命名的單元格區域，單擊編輯欄最左邊的名稱框，在其中輸入名稱，按Enter鍵確認。

(2)使用功能區“公式”選項卡“定義的名稱”組上的“定義名稱”按鈕命名。選中要命名的單元格區域，選擇功能區“公式”選項卡“定義的名稱”組上的“定義名稱”按鈕下拉列表中的“定義名稱…”命令，打開如圖5-78所示的“新建名稱”對話框，在“引用位置”中顯示了選中的待命名的區域，在“名稱”框中輸入要定義的名稱，按“確定”按鈕。圖5-78“新建名稱”對話框

2．批注批注是一種提醒方式，附加在需要提醒的單元格中，用于注釋該單元格。含有批注的單元格右上角有紅色的三角形批注標識符。

(1)新建批注。單擊要添加批注的單元格，選擇功能區“審閱”選項卡“批注”組上的“新建批注”按鈕，在彈出的批注框中輸入批注內容后，用鼠標單擊批注框外的任意單元格，結束編輯，批注框隱藏，只在單元格的右上角顯示紅色的三角形批注標識符。當需要查看批注信息時，只要將鼠標指針移動到有批注的單元格上，該單元格的批注框即會打開，并顯示該單元格的批注信息。

(2)編輯批注。用鼠標右鍵單擊要編輯批注的單元格，從打開的快捷菜單中選擇“編輯批注”命令，出現該單元格的批注框后進行編輯。

(3)刪除批注。用鼠標右鍵單擊要刪除批注的單元格，從打開的快捷菜單中選擇“刪除批注”命令，該單元格的批注被刪除。技巧：編輯和刪除批注的操作也可以使用選擇功能區“審閱”選項卡“批注”組上的按鈕來完成。

3．常用函數在Excel中，最常用的函數有5種：求和、平均值、計數、最大值和最小值。這5種函數在功能區“公式”選項卡“函數庫”組上的“自動求和”按鈕的下拉列表中可以看到，在使用時通常都可以使用該按鈕來實現。

(指定的一組數據)中的最小值。求和SUM：返回單元格區域中的所有數字之和。平均值AVERAGE：返回單元格區域中的所有數字的平均值。計數COUNT：返回包含數字單元格的個數。最大值MAX：返回數據集(指定的一組數據)中的最大值。最小值MIN：返回數據集

4．單元格的引用在使用公式和函數時，引用單元格的名稱表示取該名稱所指單元格內的數據來參與計數。當被引用單元格中的數據變化時，公式和函數的結果會自動相應修改。

1)相對引用、絕對引用和混合引用相對引用：公式中的相對單元格引用(如A1)，引用的是包含公式的單元格的相對位置。如果公式所在單元格的位置改變，引用也將隨之改變。如果多行或多列地復制或填充公式，引用會自動調整。默認情況下，新公式使用相對引用。

絕對引用：公式中的絕對單元格引用(如$A$1)總是引用特定位置的單元格。如果公式所在單元格的位置改變，絕對引用將保持不變。如果多行或多列地復制或填充公式，絕對引用將不作調整。默認情況下，新公式使用相對引用，如果需要將它們轉換為絕對引用，可以使用F4鍵，或在編輯公式時在行號和列標前輸入“$”。混合引用：混合引用是基于絕對列和相對行或絕對行和相對列的引用。絕對列引用采用$A1、$B1等形式，絕對行引用采用A$1、B$1等形式。如果公式所在單元格的位置改變，則相對引用將改變，而絕對引用則保持不變。如果多行或多列地復制或填充公式，相對引用將自動調整，而絕對引用則不作調整。

若要在相對引用、絕對引用和混合引用之間快速切換，可在單元格或編輯欄中選擇公式包含的單元格引用，然后按F4鍵。例如，按F4可在B2、$B$2、B$2和$B2之間快速切換。

2)三維引用一個工作簿是由多張工作表組成的，如果數據分布在不同的工作表中，要完成數據的匯總，就必須讀取在每張工作表中的數據，這個過程就是三維引用，即在一個工作簿中從不同的工作表中引用單元格。

三維引用包含單元格和單元格區域區域引用。三維引用的語法格式為：工作表名稱!單元格地址。例如，在工作表Sheet2的單元格B3中輸入公式“=Sheet1!A1+A2”，(輸入工作表時單擊工作表Sheet1的標簽，會自動插入，并出現“！”號)就表明要引用工作表Sheet1中的單元格A1和當前工作表的單元格A2相加，結果放到當前工作表中的B3單元格中。

3)外部引用外部引用也稱為鏈接，是對另一個Excel工作簿中的工作表的單元格或單元格區域的引用，也可以是對另一個工作簿中的已定義名稱的引用。通過創建外部引用，可以引用另一個工作簿中的單元格的內容。外部引用的公式顯示方式有兩種，具體取決于源工作簿(為公式提供數據的工作簿)是打開還是關閉的。

當源工作簿打開時，外部引用包含工作簿的名稱，然后是工作表名稱，接著是公式要計算的單元格。例如：

=SUM([Book1.xlsx]Sheet2!C10:C25)當源工作簿未打開時，外部引用包括完整路徑。例如：

=SUM('C:\Reports\[Book1.xlsx]'!C10:C25)

5．頁眉和頁腳在Excel中，既可以使用預定義的內容來定義頁眉或頁腳，也可以自定義頁眉或頁腳。

(1)預定義頁眉/頁腳。選擇功能區“頁面布局”選項卡“頁面設置”組上的對話框啟動器，打開如圖5-79所示的“頁面設置”對話框，切換到“頁眉/頁腳”選項卡，單擊“頁眉”或“頁腳”下拉列表，可選擇預定義的頁眉或頁腳。圖5-79“頁眉/頁腳”選項卡

(2)自定義頁眉/頁腳。選擇功能區“頁面布局”選項卡“頁面設置”組上的對話框啟動器，打開如圖5-79所示的“頁面設置”對話框，單擊“自定義頁眉”（或“自定義頁腳”）按鈕，打開“頁眉”（或“頁腳”）對話框，如圖5-80所示。單擊“左”、“中”或“右”文本框，再單擊“頁碼”、“頁數”、“日期”、“時間”等相應的按鈕，在所需的位置插入這些內容，或直接在文本框中輸入文本內容。圖5-80“自定義頁眉”對話框

(3)使用“設計”選項卡預/自定義頁眉或頁腳。選擇功能區“插入”選項卡上“文本”組中的“頁眉和頁腳”按鈕，此時功能區中打開如圖5-81所示的頁眉和頁腳工具“設計”選項卡界面。在“設計”選項卡上的“頁眉和頁腳”組中單擊“頁眉”或“頁腳”按鈕，然后單擊所需的頁眉或頁腳。若要在頁眉或頁腳中插入特定元素，可在“設計”選項卡上的“頁眉和頁腳元素”組中單擊所需的元素，例如頁碼、頁數、當前日期、當前時間等。圖5-81頁眉和頁腳工具“設計”選項卡

6．分頁預覽分頁預覽是顯示要打印的區域和分頁符位置的工作表視圖。要打印的區域顯示為白色，自動分頁符顯示為虛線，手動分頁符顯示為實線。要切換到分頁預覽視圖，在“視圖”選項卡的“工作簿視圖”組中單擊“分頁預覽”按鈕，可將工作表切換到如圖5-82所示的分頁預覽視圖。在分頁預覽視圖中，通過鼠標拖曳分頁符，可以調整分頁符的位置，還可以調整打印區域的大小以及編輯工作表。圖5-82分頁預覽視圖【任務總結】本任務通過對“大學生物流技能大賽成績表”工作表的重命名、增加和刪除數據、利用函數計算數據、根據打印需要進行頁面設置、美化表格和打印表格等操作，使學生學會更靈活地編輯和修改數據、利用函數完成計算、根據頁面進行設置及調整效果以便打印等操作，最終得到可供打印的美觀表格。【實踐訓練】制作用于打印的“教師信息表”，效果如圖5-83所示。圖5-83用于打印的“教師信息表”

新建“本年度授課情況.xlsx”工作簿，將Sheet1工作表重命名為“教師信息表”。為標題“教師信息表”添加批注，內容是“第二學期”，如圖5-84所示。

圖5-84批注的內容將標題格式設置為跨列居中、楷體_GB2312、加粗、18號、紅色。將表格的外邊框設置為雙細線，內邊框設置為單細線。將頁面的紙張設置為大小A4，方向為橫向，頁邊距上、下、左、右均為5厘米；添加頁腳“第二學期”，居中顯示文字。圖5-85“人均國內生產總值”表

將標題行A1至F1設置為合并及居中，標題字體為黑體、16號。將所有數據的格式設置為中文貨幣、兩位小數、顯示千位分隔符，水平對齊方式和垂直對齊方式都設置為居中。。

將除標題行外的所有行高設置為20。將整個表格加上邊框：內、外框為紅色，底紋為淺綠。將頁面的紙張設置為大小A4，方向為橫向，頁邊距上、下為7厘米，左、右為5厘米；添加頁眉“10到12年”，居中顯示文字【任務分析】為進一步了解學生在本次技能大賽中的表現情況并予以獎勵，需要對大賽成績表進行分析，如：按平均分降序排序，篩選出平均分在85分以上的男同學的數據，查看平均分大于85分而總成績小于430分的女同學的成績，匯總各班最高平均分，合并計算各班的總分，查看各班女同學的最高平均分及參賽學生平均分對比圖，效果分別如圖5-86、圖5-87、圖5-88、圖5-89、圖5-90、圖5-91和圖5-92所示。任務3分析物流技能大賽成績數據圖5-86按平均分降序排序圖5-87平均分在85分以上的男同學的數據

圖5-88平均分大于85分而總成績小于430分的女同學的成績圖5-89匯總各班最高平均分圖5-90合并計算各班的總分圖5-91各班女同學的最高平均分圖5-92參賽同學平均分對比圖【任務目標】

(1)能熟練復制、刪除和切換工作表

(2)理解并掌握排序的操作

(3)掌握自動篩選和高級篩選的使用

(4)能進行分類匯總和合并計算

(5)理解和制作數據透視表

(6)會制作圖表【任務實施】步驟1復制和刪除工作表

(1)打開任務2中創建的位于“C:\DocumentsandSettings\Administrator\桌面\大學生物流技能大賽”文件夾中的“大學生物流技能大賽成績表.xlsx”工作簿，另存為“大學生物流技能大賽成績分析.xlsx”。

(2)刪除“初始表”工作表的第1行、第22行、第23行。按Ctrl鍵的同時選中這3行，選擇功能區“開始”選項卡“單元格”組中的“刪除”按鈕下拉列表中的“刪除工作表行”命令，將這3行連同數據一起刪除。

(3)復制的工作表“初統計”。用鼠標右擊“初始表”工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇如圖5-93所示的“移動或復制工作表…”命令，打開“移動或復制工作表”對話框，在“下列選定工作表之前”列表中選擇“Sheet2”，再選中“建立副本”復選框，如圖5-94所示，單擊“確定”按鈕，得到復制的工作表“初始表(2)”。圖5-93在工作表標簽上右擊后彈出的快捷菜單

圖5-94“移動或復制工作表”對話框

(4)刪除Sheet3工作表。鼠標右擊Sheet3工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。

步驟2將“物流技能大賽成績表”按平均分排序這里我們將成績表進行降序排序。

(1)將復制的“初始表(2)”工作表重命名為“平均分排序”。

(2)在“平均分排序”工作表中將光標置于“平均分”列中的任意單元格上，單擊功能區“數據”選項卡“排序和篩選”組中的“降序排序”按鈕，得到按照平均分從大到小的順序重新排列的結果，如圖5-86所示。

步驟3篩選出平均分在85分以上的男同學的數據在“物流技能大賽成績表”中篩選出平均分在85分以上的男同學的數據。

(1)復制區域A1:K20到工作表Sheet2，并將Sheet2工作表更名為“平均分在85分以上的男同學”。

(2)將光標置于數據區域內任意單元格中，選擇功能區“數據”選項卡“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕，使各列標題處出現可供構造篩選條件的下拉按鈕，如圖5-95所示。圖5-95自動篩選(3)在“性別”列的下拉列表中選擇“男”，如圖5-96所示，單擊“確定”按鈕。圖5-96篩選性別為“男”的條件

(4)在“平均分”的下拉列表中選擇“數字篩選”命令，在打開的下一級面板中選擇“大于…”命令，如圖5-97所示，彈出“自定義自動篩選方式”對話框，構造平均分“大于85”的條件，如圖5-98所示，單擊“確定”命令，篩選結果如圖5-87所示。圖5-97篩選平均分大于85的條件

圖5-98平均分大于85的自定義條件

步驟4篩選出平均分大于85分而總成績小于430分的女同學的成績

(1)復制“初始表”工作表并移至最后，再將其更名為“平均分大于85而總成績小于430分的女同學”。

(2)在“平均分大于85而總成績小于430分的女同學”工作表的數據區域右側的M2:O3區域中輸入高級篩選的條件，如圖5-99所示。

(3)單擊要篩選的數據區域中的任意單元格，選擇功能區“數據”選項卡“排序和篩選”組中的“高級…”按鈕，彈出如圖5-99所示的“高級篩選”對話框，系統自動選取了光標所在的數據區域作為列表區域。圖5-99高級篩選

(4)將光標置于“條件區域”文本框中，用鼠標選取條件區域M1:O3。

(5)在“方式”中選擇“將篩選結果復制到其他位置”選項，激活“復制到”文本框，將光標置于其中，用鼠標在工作表中單擊結果數據區域的起始單元格A22，如圖5-100所示。圖5-100將篩選結果復制到第22行開始位置

(6)單擊“確定”按鈕，實現篩選，結果如圖5-88所示，其中A22:K25區域為篩選出的結果。

步驟5匯總各班平均分的最高值圖5-101“分類匯總”對話框

(1)復制“初始表”工作表并移至最后，再將其更名為“各班平均分的最高值”。

(2)在“各班平均分的最高值”工作表中，選中分類列“班級”中的任意單元格，選擇功能區“數據”選項卡“排序和篩選”組中的“升序排序”按鈕，按照“班級”的遞增順序將數據行排序，使得相同班級的數據行匯聚到一起。

(3)將光標置于數據區域內任意單元格，選擇功能區“數據”選項卡“分級顯示”組上的“分類匯總”按鈕，打開“分類匯總”對話框，在“分類字段”下拉列表中選擇“班級”，在“匯總方式”下拉列表中選擇“最大值”，在“選定匯總項”列表框中選中“平均分”，如圖5-101所示。圖5-101“分類匯總”對話框

(4)單擊“確定”按鈕后，得到分類匯總的結果，如圖5-102所示。圖5-102分類匯總的結果

(5)單擊工作表左上角的查看分類匯總層次的按鈕中的，即只查看2級匯總數據，結果如圖5-89所示。

(6)保存修改后關閉文件。

步驟6根據第一組和第二組的比賽成績，合并計算各班的“總分”

(1)新建一個工作簿，將工作表的標簽分別改為“總分”、“各班第一組成績”和“各班第二組成績”，以“班級總分表”為工作簿名保存到“C:\DocumentsandSettings\Administrator\桌面\大學生物流技能大賽”文件夾中。

(2)在“各班第一組成績”和“各班第二組成績”工作表中，分別輸入如圖5-103和圖5-104所示的數據。圖5-103各班第一組成績

圖5-104各班第二組成績

(3)切換到“總分”工作表，將光標置于A1單元